Privacy

Privacyverklaring

HuurMaat verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en alleen wanneer dat nodig is voor verhuur, offertes, service, administratie en het gebruik van onze website.

In deze verklaring leest u welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Bedrijfsgegevens

Verwerkingsverantwoordelijke: HuurMaat B.V., Hallenweg 3, 2316 JX Leiden. KvK 34210155.

Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@huurmaat.nl of telefonisch via 071 572 08 60. Voor administratieve vragen kunt u ook mailen naar administratie@huurmaat.nl.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw contact met HuurMaat kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam, adres, woon- of vestigingsplaats;
telefoonnummer en e-mailadres;
bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en factuurgegevens;
bij een zakelijke klantaanvraag: geboortedatum, adresgegevens en een door u aangeleverd, waar mogelijk afgeschermd identiteitsdocument van de gemachtigde;
gegevens uit contactformulieren, offerteaanvragen, huurovereenkomsten en retourmeldingen;
communicatie met onze medewerkers, zoals e-mail, telefoon of chat;
websitegegevens en cookie-informatie, voor zover u daarvoor toestemming geeft of als die technisch noodzakelijk zijn.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij gebruiken persoonsgegevens om onze dienstverlening mogelijk te maken en te verbeteren. Dat doen we bijvoorbeeld voor:

het beantwoorden van vragen en het verwerken van offerteaanvragen;
het sluiten en uitvoeren van huurovereenkomsten;
levering, ophalen, service en onderhoud van materieel;
facturatie, debiteurenbeheer en andere administratieve verplichtingen;
het controleren van bedrijfsgegevens, vertegenwoordigingsbevoegdheid, identiteit, kredietwaardigheid en frauderisico bij een zakelijke klantaanvraag;
het sturen van serviceberichten, updates en relevante informatie;
het plaatsen van functionele en, met uw toestemming, analytische cookies;
rekrutering, opleiding en sollicitatieprocedures, als u op een vacature reageert.

De grondslag is meestal de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang of uw toestemming.

4. Geautomatiseerde besluitvorming

Bij een zakelijke klantaanvraag kunnen bedrijfs-, persoons- en identiteitscontroles geautomatiseerd worden opgevraagd. De uitkomsten zijn uitsluitend ondersteunend. Een HuurMaat-medewerker beoordeelt de aanvraag en neemt altijd zelf de uiteindelijke beslissing; een signaal leidt niet automatisch tot afwijzing.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een beveiligde klantaanvraag, de geüploade documenten en de bijbehorende controlelinks worden in het online aanvraagproces maximaal 30 dagen bewaard. Administratieve en fiscale gegevens van een aangegane klantrelatie bewaren we volgens de wettelijke bewaartermijnen. Gegevens van contactverzoeken bewaren we zolang nodig is voor afhandeling en nazorg. Als u toestemming heeft gegeven voor marketing of statistieken, bewaren we die toestemming totdat u die intrekt of het doel vervalt.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet. We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening, zoals hosting, e-mail, boekhouding, website-analyse, transport of servicepartners. Met deze partijen maken we waar nodig verwerkersafspraken of andere afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Voor een zakelijke klantaanvraag delen we de daarvoor noodzakelijke bedrijfs-, gemachtigde- en identiteitsgegevens met RentalCheck, onderdeel van CrimiMail.com. RentalCheck voert de gekozen bedrijfs-, persoons- en ID-documentcontroles uit en levert rapporten terug aan HuurMaat. We delen hiervoor niet meer gegevens dan nodig en het uiteindelijke acceptatiebesluit blijft bij HuurMaat.

7. Cookies of vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies voor basisfuncties en voorkeuren. U kunt afzonderlijk toestemming geven voor statistieken en voor marketing. Voor statistieken gebruiken we Google Analytics en Vercel Analytics. Met marketingtoestemming gebruiken we Google Ads en marketingtags via Google Tag Manager om advertentieresultaten te meten, en Leadinfo om zakelijke websitebezoekers op bedrijfsniveau te herkennen. Leadinfo ontvangt daarbij technische bezoekgegevens, zoals het IP-adres en bezochte pagina's. De aanvraagmeting verstuurt geen ingevulde namen, e-mailadressen, telefoonnummers, documenten of berichtteksten naar Google. We meten een aanvraag pas nadat deze is opgeslagen, niet bij alleen een knopklik. U kunt uw keuze op ieder moment wijzigen via Cookievoorkeuren onderaan de site. Na 180 dagen vragen wij opnieuw om uw keuze.

Wanneer u via de taalkiezer Engels, Duits of Pools kiest, stuurt de website uitsluitend openbare, zichtbare paginatekst naar onze server-side vertaalservice. Ingevulde formuliervelden, chatvragen, contactgegevens en het beveiligde dashboard worden niet voor vertaling aangeboden. Vertaalresultaten kunnen technisch worden gecachet op basis van de openbare brontekst en gekozen taal.

8. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. Als we uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

U kunt hiervoor contact opnemen via info@huurmaat.nl. Als u vindt dat we niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang.

10. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.